Circulair Beleid Maken

In dit deel worden de stappen besproken die in de praktijk moeten worden gezet om Circulair Beleid te ontwerpen. Beleid dat dankzij inbreng van de samenleving kan rekenen op draagvlak en daarmee ook uitvoerbaar en handhaafbaar is.

4 Hoe organiseer ik een consultatieronde?

Dit is de vierde les in een reeks van 11 lessen van de Module Circulair Beleid Maken.

Wat heb je geleerd na het volgen van deze les van de Online Opleiding Samenlevingsbeleid?

* je begrijpt waarom de Consultatieronde nodig is om DOEL te STELLEN en DOEL te BEREIKEN
* je weet op welke verschillende manieren je kunt consulteren;

* je weet hoe je een Consultatie degelijk moet voorbereiden;
* je weet welke vragen tijdens de Consultatieronde moeten worden gesteld;
* je weet hoe je verslaglegging van de interviews doet.

Doe een persoonsgerichte raadpleging, meen het of doe het niet

De contouren

In de Trailer hiernaast bespreekt Peter Hovens in het kort de inhoud van de Les Hoe organiseer ik een consultatieronde?

De uitgebreide versie maakt deel uit van de Online Opleiding Samenlevingsbeleid.

De toepassing

In de gemeente Voorst is in januari 2017 een proces gestart om te komen tot preventiebeleid in het sociale domein. De gemeente heeft gekozen voor een aanpak volgens de Methode Klinkers.

De Sterk Leren Academy volgt dit proces.

Hieronder bespreken we kort enkele aspecten met betrekking tot het organiseren van de consultatieronde in de gemeente Voorst.

Het heeft de aandacht van de media.

Gemeente Voorst
De interviewers werden per e-mail uitgenodigd om deel te nemen aan de briefing. Onderstaand document ontvingen ze al ter voorbereiding.

Briefing document

Tijdens de briefing werden de interviewers met behulp van deze presentatie klaargestoomd voor de consultatieronde.

Presentatie Briefing

Tijdens de briefing krijgen de interviewers de gelegenheid om de sleutelfiguren van hun eigen voorkeur te kiezen.

Enkele valkuilen

We hebben in de loop der jaren heel wat mensen opgeleid en hen kennis bijgebracht over Circulair Beleid Maken. Met een fikse training leren we beleidsmedewerkers en managers wat de goede dingen zijn en op welke wijze ze de goede dingen goed moeten toepassen. Dat laatste is de grootste uitdaging, want de neiging om terug te vallen in oude gewoonten is erg groot. Het leren van de goede dingen is niet het probleem, maar het afleren van de verkeerde dingen: valkuilen liggen op de loer.

Smiley
Projecten volgens deze methode hebben doorgaans een belangrijk maatschappelijk gewicht. Interviewers die sleutelfiguren gaan spreken moeten zich terdege bewust zijn van het feit dat ze als vertegenwoordiger van een overheidsorganisatie mede dat maatschappelijk belang vertegenwoordigen. Dat vereist een grondige briefing over het doel, de opzet en de essentie van de Consultatieronde voordat interviewers op pad gaan.
Tijdens een gesprek met een sleutelfiguur kan deze opmerkingen maken die volgens de interviewer feitelijk onjuist zijn. Treedt niet in discussie. Het gaat in zo’n gesprek om de werkelijkheid vast te leggen zoals die wordt gepercipieerd door die sleutelfiguur.

Enkele anekdotes

We hebben in de loop der jaren heel wat projecten in binnen- en buitenland voor onze rekening genomen. Je kunt je voorstellen dat je dan van alles meemaakt. Dat levert de nodige anekdotes op.

Smiley
Toen het projectteam van het Tweede Structuurschema Verkeer en Vervoer (1987-1989) de uitnodigingsbrief moest versturen aan zo’n 250 sleutelfiguren, en dus de handtekening van minister Smit-Kroes nodig had, bleek deze op reis te gaan op het moment waarop de tekst van de brief gereed zou zijn. Zij kwam zelf met de oplossing: ‘Geef mij een stapel van driehonderd velletjes van mijn briefpapier, zeg me waar ongeveer mijn handtekening moet komen te staan, en dan teken ik op dat blanco papier. Jullie kunnen met de computer dan de tekst plakken op de plek waar die moet komen te staan.’ Ik heb nog steeds een paar blanco vellen met haar handtekening in mijn archief.
In de vele consultatieronden die ik heb meegemaakt is het nooit een probleem geweest om ook de top van de organisatie mee te laten doen in het interviewen van sleutelfiguren. Eenmaal zei een Commissaris der Koningin, nog voordat hem werd gevraagd of hij ook enkele interviews wilde doen: ‘Denk eraan jongens, ik wil ook een paar interviews doen en wel met de voorzitters van de Eerste en van de Tweede Kamer. Niemand van jullie hoeft mee, want ik kan zelf wel opschrijven wat die zeggen, ik werk het meteen uit en dan lever ik dat snel op een schijfje in bij jullie.’
De directeur van de rijksverkeersinspectie startte een project tot ombouw van die inspectie tot een beleidsvoorbereidende en -evaluerende buitendienst. In totaal ongeveer 300 ambtenaren, gestationeerd op diverse plekken in het land. Toen de Omgevingsanalyse klaar was besloot hij dat alle ambtenaren, inclusief de koffiedames en ander ondersteunend personeel, mee moesten gaan om enkele honderden sleutelfiguren te interviewen. Tot dat doel zou hij ‘de tent’ een week sluiten. Op de verschillende locaties leidde hij zelf de matching: wie gaat wie interviewen? Zijn ambtenaren liepen daarom naar lijsten van sleutelfiguren die aan de muren hingen en zetten hun naam bij een of meer personen die ze graag zouden willen interviewen. Na een half uur was dat gebeurd en vervolgens vroeg hij verschillende lui: “Naar wie ga jij”? Zo werd die vraag ook gesteld aan een van de ambtenaren die enigszins besmuikt antwoordde: ‘Ik ga naar Barcelona, naar Spaanse collega’s van wie we misschien wat kunnen leren.” Het was even stil omdat iedereen maar aan één ding dacht: “Die vent heeft zichzelf een vakantiereisje bezorgd.” Omdat betrokkene kennelijk zelf ook dacht dat al zijn collega’s dat zouden denken, haastte hij zich om te zeggen dat hij in één dag op en neer zou reizen: vroeg met het vliegtuig naar Barcelona, rond het middaguur enkele interviews en dan meteen weer terug naar Nederland. Hij had echter niet gerekend op het antwoord van de directeur. Die zei: “Geen sprake van. Je vliegt op je gemak naar Barcelona, als je daar aankomt ga je eerst wandelen op de Rambla, loop door tot aan de kerk die Gaudi daar aan het bouwen is, ga ’s avonds eens lekker eten, doe die interviews de volgende dag, werk ze in je hotel alvast uit en kom dan pas een dag later terug.”
Karel van Miert, voormalig Eurocommissaris voor Transport, was erg gecharmeerd van het Nederlandse Structuurschema Verkeer en Vervoer dat onder de politieke leiding van Neelie Kroes in 1989 tot stand was gekomen. Hij wilde een Europees Structuurschema Verkeer en Vervoer met een visie en acties voor de grensoverschrijdende transportassen door alle landen van de EEG. Een commissie onder leiding van Kroes en de Fransman Pisani (vertrouweling van Mitterand) zou die klus moeten klaren met behulp van de ‘methode Klinkers’. Al snel bleken cultuurverschillen een grote handicap. Pisani had als exponent van het typische Franse top-down centralistische beleidsdenken ‘de oplossing’ allang in zijn hoofd, wilde niets weten van de methode om van onderop te werken en op die manier eerst draagvlak te verwerven bij alle betrokken landen. Toen Van Miert doorkreeg dat zich hier een groot probleem ging voordoen besloot hij de opdracht in twee stukken te splitsen. Pisani mocht met een eigen team, op zijn eigen manier een eigen Europees netwerk ontwerpen, en Neelie Kroes mocht doorgaan met de aanpak van onderop. Een van de opmerkelijke aspecten van die aanpak was een razendsnelle Consultatieronde onder tientallen ministers van transport in de hele wereld, van Washington tot Tokio, van Zweden tot Portugal. Inclusief (wereldwijd) interviews met captains of industry in de transportwereld. Om die interviews snel te kunnen organiseren legde het projectteam contact met consultancybureaus in de betrokken steden, instrueerde hen over de methode, over de te stellen vragen en over de manier van aanleveren van verslagen, waardoor het team in zeer korte tijd indringende informatie ontving, zonder zelf wekenlang door de wereld te moeten reizen. De consultancybureaus deden graag gratis mee omdat zij op die manier door – nota bene – de Eurocommissaris van Transport, werden geïntroduceerd bij personen hen wellicht later aan opdrachten konden helpen.

Veel gestelde vragen

Hieronder komen enkele vragen aan de orde die regelmatig worden gesteld rondom de consultatieronde.

Smiley
Als er veel sleutelfiguren moeten worden geraadpleegd, dan hebben we ook veel interviewers nodig. Huur vooral geen communicatiebureau in, maar doe het zelf met de eigen mensen. Vraag mensen in je eigen omgeving of van andere organisaties die betrokken zijn bij het vraagstuk. Zij vinden het doorgaans plezierig om hun steentje bij te dragen. Vergeet ook de top de van de organisatie(s) niet. Bestuurders vinden het ook leuk om te doen en vergeet ook de volksvertegenwoordigers niet; zij zijn bij uitstek degenen die de contacten met de samenleving moeten onderhouden.
Zeker als je geen gebruik maakt van opnameapparatuur kun je niet alles opschrijven. Het kan zelfs gebeuren dat je in de snelheid iets mist. Maak je niet ongerust, door de massa die we organiseren wordt die opvatting wel elders genoteerd. Zorg voor een zo getrouw mogelijk verslag met letterlijke citaten.
Een antwoord op deze vraag en een heleboel andere vragen vind je door het bekijken van de video.


Enkele begrippen

Hieronder tref je een aantal begrippen aan die verband houden met De Consultatieronde. Ze zijn afkomstig uit het boek Vakvereisten voor Politiek en Beleid. Geboden en verboden in alfabetische volgorde.

Door op onderstaande buttons te klikken krijg je een beschrijving.

Vakvereisten voor Politiek en Beleid
Briefing
Cijfers en Feiten
Interviews
Omgevingsanalyse
Persoonsgerichte benadering
Scheiding van beleid en uitvoering
Sleutelfiguren
Vragen in de consultatieronde
Werken van buiten naar binnen
Ga naar 5 Hoe maak ik een bloemlezing?